2.2. Propozycja etapów postępowania akredytacyjnego kuratora oświaty

1. Powołanie jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za akredytację

• kurator oświaty może powołać jednostkę organizacyjną lub osobę (koordynatora ds. akredytacji) odpowiedzialną w kuratorium oświaty za akredytację placówek i ośrodków prowadzących kształcenie ustawiczne w formach pozaszkolnych;
• powołaną jednostką organizacyjną może być np. wydział, oddział, zespół pracowników lub koordynator ds. akredytacji powołany spośród pracowników;
• powołując jednostkę organizacyjną, kurator oświaty określa jej zadania i kompetencje;
• przykładowe zadania i kompetencje powołanej jednostki organizacyjnej kuratorium oświaty ds. akredytacji:

  –  opracowanie planu działań,

  –  opracowanie wewnętrznej procedury i wzorów pism oraz przykładowych narzędzi/arkuszy wspomagających pracę zespołu w procesie oceny funkcjonowania placówki ubiegającej się o akredytację,

  –  udział w naradach i tematycznych formach doskonalenia,

  –  prowadzenie wewnętrznych form doskonalenia dla pracowników kuratorium w zakresie postępowania akredytacyjnego,

  –  zamieszczanie na stronie internetowej kuratorium informacji dla wnioskodawców,

  –  prowadzenie, aktualizacja i udostępnianie wykazu placówek posiadających akredytację,

  –  przygotowanie i przekazywanie do Ministerstwa Edukacji Narodowej informacji nt. akredytowanych placówek,

  –  opracowanie i aktualizacja wykazu osób rekomendowanych do pracy w zespołach akredytacyjnych,

  –  prowadzenie dokumentacji i korespondencji,

  –  udzielanie informacji zainteresowanym.

2. Analiza przepisów prawa oświatowego

• właściwa jednostka organizacyjna kuratorium oświaty rozpoczyna realizację zadań od szczegółowej analizy przepisów prawa dotyczących akredytacji.

3. Opracowanie wewnętrznych procedur, wzorów pism, wykazu pracowników kuratorium oświaty uczestniczących w pracach zespołów akredytacyjnych oraz listy osób rekomendowanych do pracy w zespołach akredytacyjnych przez urzędy pracy i organizacje pracodawców

• ważnym zadaniem właściwej jednostki organizacyjnej jest opracowanie wewnętrznej procedury i wzorów pism, które będą wykorzystywane w postępowaniu akredytacyjnym;

Każde kuratorium oświaty może wypracować własne wewnętrzne procedury, wzory pism, narzędzia wspomagające pracę zespołu akredytacyjnego.³

• kurator oświaty wyznacza pracowników kuratorium, którzy będą uczestniczyć w pracach zespołów akredytacyjnych;
• kurator oświaty może określić kryteria, jakie powinni spełniać pracownicy, którzy będą pełnić funkcję przewodniczącego i/lub członka zespołu, np. staż pracy, doświadczenie, udział w odpowiednich formach doskonalenia;
• kurator oświaty występuje do wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy oraz do organizacji pracodawców o wytypowanie kandydatów do pracy w zespołach akredytacyjnych. w treści pisma kurator oświaty prosi o wskazanie kwalifikacji i doświadczenia zawodowego oraz stażu pracy osób rekomendowanych do pracy w zespołach akredytacyjnych. Po otrzymaniu informacji zwrotnej, właściwa jednostka organizacyjna nawiązuje ze wskazanymi osobami kontakt, np. telefoniczny i uzupełnia niezbędne dane;
• właściwa jednostka organizacyjna przygotowuje i aktualizuje wykazy osób rekomendowanych do pracy w zespołach akredytacyjnych.

4. Zarejestrowanie wniosku o przyznanie akredytacji

• zarejestrowanie wniosku o przyznanie akredytacji w kancelarii kuratorium oświaty uruchamia postępowanie akredytacyjne.

Wniosek może być złożony osobiście przez przedstawiciela zainteresowanej placówki lub przysłany pocztą za potwierdzeniem odbioru.

5. Analiza formalna wniosku przez właściwą jednostkę organizacyjną kuratorium oświaty ds. akredytacji

• właściwa jednostka organizacyjna kuratorium oświaty ds. akredytacji analizuje złożony wniosek pod względem formalnym, tzn. sprawdza czy:

  –  wniosek dotyczy placówki działającej na terenie właściwego kuratora,

  –  osoba kierująca placówką złożyła wniosek w uzgodnieniu z organem prowadzącym,

  –  wniosek złożono na właściwych drukach (załącznik nr 1 i 2 do rozporządzenia),

  –  zakres kształcenia zgłoszony do akredytacji spełnia wymagania określone w rozporządzeniu,

  –  wniosek dotyczy całości lub części prowadzonego kształcenia ustawicznego w formach pozaszkolnych,

  –  do wniosku dołączono dokumenty określone w rozporządzeniu,

  –  dokonano oceny kryteriów poszczególnych obszarów we WŁASNEJ OCENIE DZIAŁALNOŚCI PLACÓWKI wskazując odpowiednio „TAK” lub „NIE” w kolumnach 3 lub 4,

  –  kolumna 5 „ARKUSZA OCENY” jest wypełniona w całości,

  –  wniosek zawiera załączniki wskazane w pozycjach 1 – 5 „ARKUSZA OCENY”,

  –  w części II WŁASNEJ OCENY DZIAŁALNOŚCI PLACÓWKI wskazano obszary działalności najlepiej ocenione oraz obszary wymagające doskonalenia,

  –  wniosek zawiera niezbędne podpisy i pieczątki osoby kierującej placówką i przedstawiciela organu prowadzącego placówkę.

6. Wystąpienie do placówki z prośbą o uzupełnienie wniosku

• jeżeli wniosek nie jest kompletny lub poprawnie wypełniony, właściwa jednostka organizacyjna kuratorium oświaty ds. akredytacji występuje pisemnie do osoby kierującej placówką z prośbą o uzupełnienie i/lub skorygowanie błędów w dokumentacji w określonym terminie;

Należy pamiętać o terminie rozpatrzenia wniosku, który wynika z zapisów art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z dnia 17 listopada 2000 r. Nr 98, poz. 1071). Korespondencję w tym zakresie należy dołączyć do dokumentacji.

• uzupełnienie wniosku w wyznaczonym terminie jest podstawą do ponownej analizy formalnej wniosku przez właściwą jednostkę organizacyjną kuratorium oświaty ds. akredytacji;
• w przypadku nie uzupełnienia wniosku przez osobę kierującą placówką, pozostaje on bez rozpatrzenia, zgodnie z art. 64 §2 kodeksu postępowania administracyjnego.

7. Powołanie zespołu akredytacyjnego przez kuratora oświaty

• jeżeli wniosek jest kompletny i poprawny, właściwa jednostka organizacyjna ds. akredytacji przygotowuje kuratorowi oświaty propozycję składu zespołu akredytacyjnego;
• kurator oświaty powołuje zespół akredytacyjny.

W jaki sposób kurator wyłania przedstawicieli pracodawców i urzędów pracy?
Kurator Oświaty przesyła pisma do organizacji pracodawców mających siedzibę na terenie działania kuratorium. Informacje na temat organizacji pracodawców można uzyskać miedzy innymi w wojewódzkim urzędzie pracy.
Organizacjami pracodawców na terenie województwa są np.:
1. Izba Rzemieślnicza i Cechy Rzemiosł,
2. Regionalne Związki Pracodawców Prywatnych.
W treści pisma skierowanego do organizacji pracodawców kurator oświaty zwraca się z prośbą o wskazanie osób posiadających wykształcenie, staż pracy i doświadczenie zawodowe odpowiednie do pracy w zespole akredytacyjnym.
Podobne pisma wysyłane są do wojewódzkiego i powiatowych urzędów pracy, które powinny wskazać swoich przedstawicieli do pracy w zespole akredytacyjnym.
Po wskazaniu tych osób konieczny jest kontakt osobisty i uzupełnienie niezbędnych danych. Bardzo przydatne w powoływaniu członków zespołów akredytacyjnych mogą być następujące informacje o kandydatach:
–  wykształcenie (rodzaj/kierunek ukończonych szkół i uczelni),
–  wykształcenie dodatkowe (ukończone kursy, studia podyplomowe),
–  inne dodatkowe kwalifikacje,
–  doświadczenie zawodowe (przebieg pracy zawodowej).
Zasadne jest zatem, aby właściwa jednostka organizacyjna kuratorium oświaty odpowiedzialna za akredytację dysponowała życiorysami zawodowymi (cv) osób zgłoszonych do pracy w zespołach akredytacyjnych przez organizacje pracodawców oraz wojewódzkie i powiatowe urzędy pracy.
Przedstawiciel wojewódzkiego urzędu pracy jest zapraszany do pracy w zespole akredytacyjnym, w przypadku ubiegania się o przyznanie akredytacji przez placówkę publiczną prowadzoną przez powiat.
Przedstawiciel powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę placówki – w przypadku ubiegania się o przyznanie akredytacji przez placówkę niepubliczną prowadzoną przez osobę prawną lub fizyczną.

W jakich sytuacjach kurator oświaty może powołać do składu zespołu specjalistę?
W przypadku, gdy forma kształcenia zgłoszona we wniosku wymaga specjalistycznej wiedzy, której nie posiadają członkowie zespołu będący pracownikami kuratorium lub przedstawiciele organizacji pracodawców i urzędów pracy, przewodniczący zespołu może wnioskować do kuratora oświaty o powołanie specjalisty. Do udziału w pracy zespołu akredytacyjnego jako specjalista może być powołany pracownik wyższej uczelni, placówki doskonalenia nauczycieli lub przedstawiciel organizacji i stowarzyszeń zawodowych, posiadający udokumentowane kwalifikacje z zakresu form podlegających ocenie w procesie akredytacji.

W jakim trybie zwoływane są posiedzenia zespołu akredytacyjnego?
Przewodniczący zespołu akredytacyjnego wysyła członkom zespołu pisma na wskazany przez nich adres, określając termin pierwszego posiedzenia. Na pierwszym posiedzeniu ustala się kolejne terminy pracy zespołu, które wpisuje się do harmonogramu pracy. Liczba posiedzeń zespołu może być dowolna i jest określana za każdym razem przez przewodniczącego.

Kurator oświaty może prowadzić wykaz osób rekomendowanych przez urzędy pracy i organizacje pracodawców do pracy w zespołach akredytacyjnych. Przed ustaleniem składu zespołu właściwa jednostka organizacyjna telefonicznie potwierdza wolę współpracy przedstawiciela organizacji pracodawców oraz przedstawiciela właściwego urzędu pracy w zespole akredytacyjnym. Po powołaniu zespołu akredytacyjnego kurator oświaty może zwrócić się do jego członków z prośbą o podpisanie oświadczenia, że nie występują okoliczności, które mogą wywołać wątpliwości co do bezstronności w rozpatrywaniu wniosku o przyznanie akredytacji.

8. Analiza wniosku przez zespół akredytacyjny

Właściwa jednostka organizacyjna kuratorium oświaty ds. akredytacji przekazuje złożony wniosek przewodniczącemu zespołu akredytacyjnego.

• zespół zapoznaje się z przedłożonym wnioskiem i dokonuje jego analizy;

Analizę wniosku i załączonych dokumentów zespół przeprowadza na swoim pierwszym posiedzeniu. z przebiegu posiedzenia można sporządzić sprawozdanie, które może stanowić załącznik do protokołu końcowego. Analiza wniosku przez zespół akredytacyjny odbywa się zgodnie z przyjętymi przez zespół zasadami. Możliwe są następujące sytuacje: 1) każdy z członków zespołu otrzymuje ksero kompletu dokumentacji; 2) każdy z członków zespołu analizuje wskazaną przez przewodniczącego część dokumentacji i wpisuje swoje uwagi w arkuszu kontrolnym.

Jakie działania można podjąć w przypadku choroby członka zespołu akredytacyjnego?
W przypadku choroby członka zespołu praca przebiega zgodnie z wcześniej ustalonym harmonogramem. Do pracy zespołu wystarczająca jest obecność co najmniej ¾ składu zespołu. w przypadku choroby/nieobecności większej liczby osób, przewodniczący wnosi o przesunięcie terminu wizyty akredytacyjnej oraz powiadamia o tym osobę kierującą placówką, a w przypadku działalności oświatowej – osobę prowadzącą tę działalność, organ prowadzący placówkę, a także członków zespołu akredytacyjnego. w przypadku długotrwałego zwolnienia lekarskiego członka zespołu, przewodniczący może wystąpić do kuratora oświaty o powołanie na to miejsce innej osoby. Należy pamiętać o terminie rozpatrzenia wniosku, który wynika z zapisów art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz. U. z dnia 17 listopada 2000 r. Nr 98, poz. 1071).

9. Wystąpienie do placówki z prośbą o dodatkowe informacje i wyjaśnienia

Przewodniczący zespołu akredytacyjnego może wystąpić o dodatkowe informacje na piśmie do osoby kierującej placówką przed wizytą akredytacyjną (wzór pisma – Rozdział 3, punkt 3.2.). Przygotowując się do wizyty akredytacyjnej, przewodniczący może się zwrócić również do wizytatora sprawującego nadzór pedagogiczny nad placówką z prośbą o wyniki prowadzonego nadzoru (jeżeli kurator oświaty sprawuje nadzór nad placówką). Informacja taka powinna zostać przekazana przewodniczącemu na piśmie, przed ustalonym terminem wizyty akredytacyjnej.

W sytuacji, gdy zaplanowano tylko jedno posiedzenie zespołu, analiza wniosku może się odbyć w dniu wizyty akredytacyjnej, poprzedzając ją. Przewodniczący może zwrócić się o dodatkowe wyjaśnienia również w trakcie wizyty akredytacyjnej.

10. Ustalenie terminu i programu wizyty akredytacyjnej; poinformowanie placówki i organu prowadzącego o terminie i programie wizyty

• termin wizyty akredytacyjnej należy ustalić w porozumieniu z osobą kierującą placówką i członkami zespołu;
• przewodniczący, ustalając program i termin wizyty akredytacyjnej, powinien zastrzec sobie prawo zmian w tym zakresie (przykładowy program wizyty akredytacyjnej – Rozdział 3, punkt 3.6.);
• przewodniczący zawiadamia pisemnie o terminie i programie wizyty akredytacyjnej osobę kierującą placówką, a w przypadku działalności oświatowej, o której mowa w art. 83a ust. 2 ustawy – osoby prowadzące tę działalność, organ prowadzący placówkę, a także członków zespołu (wzór zawiadomienia – Rozdział 3, punkt 3.5.);
• przewodniczący, ustalając termin wizyty akredytacyjnej, powinien uwzględnić fakt, że osoby zainteresowane muszą być o nim poinformowane na co najmniej 7 dni przed terminem wizyty.

W przypadku choroby przewodniczącego zespołu akredytacyjnego kurator oświaty informuje pisemnie osobę kierującą placówką o zmianie terminu wizyty.
W przypadkach losowych, np. choroby, o zmianę terminu wizyty akredytacyjnej może również wystąpić osoba kierująca placówką.
W trakcie wizyty akredytacyjnej mogą pojawić się nieprzewidziane sytuacje, które wydłużą czas pracy zespołu i spowodują zmianę programu. Zmiana programu wizyty akredytacyjnej może wynikać, np. z niewłaściwego przygotowania się do niej placówki, tj.: brak pełnej dokumentacji, osoba kierująca placówką nie posiada wystarczających informacji na dany temat, wyjaśnienie wątpliwości wymaga przeprowadzenia dodatkowych czynności. w celu uniknięcia powyższych trudności, przewodniczący informując osobę kierującą placówką o programie wizyty akredytacyjnej, może określić warunki, jakie usprawnią jej przebieg, np. zgromadzenie pełnej dokumentacji w jednym pomieszczeniu, osobne pomieszczenie do pracy zespołu, dostęp do komputera.

11. Wizyta akredytacyjna – ocena stanu faktycznego, sporządzenie protokołu z postępowania akredytacyjnego

• wizytę akredytacyjną, w wyznaczonym terminie, przeprowadza zespół powołany przez kuratora oświaty;
• wizyta powinna przebiegać zgodnie z ustalonym programem (w uzasadnionych przypadkach mogą zdarzyć się odstępstwa od programu wizyty);
• wizytę należy rozpocząć od potwierdzenia przez osobę kierującą placówką zakresu kształcenia zgłoszonego do akredytacji;
• przewodniczący, w obecności osoby kierującej placówką, odczytuje złożony wniosek o przyznanie akredytacji oraz własną ocenę działalności placówki w zakresie zgłoszonym do akredytacji wraz z dołączoną dokumentacją. Osoba kierująca placówką udostępnia niezbędną dokumentację oraz udziela dodatkowych wyjaśnień;
• w trakcie wizyty, zespół dokonuje oceny stanu faktycznego w miejscach prowadzenia kształcenia zgłoszonego do akredytacji;
• o organizacji pracy zespołu decyduje przewodniczący w uzgodnieniu z jego członkami;
• po zakończeniu wszystkich czynności zespół dokonuje podsumowania swojej pracy oraz ustala, w drodze głosowania zwykłą większością głosów, ocenę działalności placówki;
• w przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego zespołu akredytacyjnego;
• po zakończeniu prac zespołu akredytacyjnego sporządzany jest protokół (załącznik nr 3 do rozporządzenia).

Podsumowanie pracy zespołu powinno przebiegać tylko w obecności jego członków. Protokół z prac zespołu akredytacyjnego sporządza przewodniczący lub wskazany przez niego członek zespołu akredytacyjnego. Protokół można również sporządzić na kolejnym posiedzeniu zespołu.

12. Przedstawienie kuratorowi oświaty oceny placówki ustalonej przez zespół

Przewodniczący przekazuje kuratorowi oświaty całość dokumentacji z postępowania akredytacyjnego niezwłocznie po zakończeniu prac zespołu.

13. Decyzja kuratora oświaty o przyznaniu lub o odmowie przyznania akredytacji

Kurator oświaty sporządza wykaz placówek, które uzyskały akredytację kuratora oświaty oraz podaje go do publicznej wiadomości, np. na stronie internetowej kuratorium, w biuletynie informacyjnym lub prasie lokalnej.

• kurator oświaty zapoznaje się z wynikami pracy zespołu;
• kurator oświaty wydając decyzję o przyznaniu lub odmowie przyznania akredytacji uwzględnia ocenę dokonaną przez zespół akredytacyjny oraz – w przypadku publicznych i niepublicznych placówek kształcenia ustawicznego, placówek kształcenia praktycznego, ośrodków dokształcania i doskonalenia zawodowego – wyniki nadzoru pedagogicznego sprawowanego nad placówką (przykład decyzji o przyznaniu akredytacji – Rozdział 4, punkt 4.3.);

Do postępowania w sprawie uzyskania akredytacji mają zastosowanie przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, wobec czego wydawana przez kuratora oświaty decyzja w sprawie przyznania lub cofnięcia akredytacji musi mieć cechy określone przez te przepisy.

• kurator prowadzi, aktualizuje i podaje do publicznej wiadomości wykaz placówek posiadających akredytację;
• wykaz placówek posiadających akredytację oraz wszystkie zmiany w wykazie, kurator oświaty niezwłocznie przekazuje ministrowi właściwemu do spraw oświaty i wychowania.

14. Spełnianie warunków akredytacji

• jeżeli kurator oświaty ustali, że placówka posiadająca akredytację przestała spełniać którykolwiek z warunków będących podstawą przyznania akredytacji, powiadamia o tym organ prowadzący oraz wyznacza placówce termin usunięcia uchybień nie krótszy niż 14 dni (wzór powiadomienia o zaprzestaniu spełniania warunków akredytacji – Rozdział 3, punkt 3.8.);
• kurator oświaty może zobowiązać placówkę do przedstawienia w wyznaczonym terminie własnej oceny działalności placówki, opracowanej przez osobę kierującą placówką, zgodnie ze wzorem (załącznik nr 2 do rozporządzenia);
• jeżeli placówka w wyznaczonym terminie nie usunie uchybień, kurator oświaty może cofnąć akredytację (wzór decyzji o cofnięciu akredytacji – Rozdział 3, punkt 3.9.);
• przed cofnięciem akredytacji kurator oświaty może zasięgnąć opinii zespołu akredytacyjnego;
• o cofnięciu akredytacji kurator oświaty niezwłocznie powiadamia organ prowadzący oraz ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania;
• placówka, której kurator oświaty cofnął akredytację może ubiegać się o jej przyznanie nie wcześniej niż po roku od dnia jej cofnięcia.

Kurator oświaty określa zasady dotyczące usunięcia przez placówkę uchybień, np. placówka przesyła do kuratora oświaty pisemną informację o ich usunięciu.
W sytuacji, gdy placówka nie ma możliwości usunięcia stwierdzonych uchybień w wyznaczonym terminie, osoba kierująca placówką powinna zwrócić się do kuratora oświaty z prośbą o zmianę terminu oraz podać jej uzasadnienie.
Przed cofnięciem akredytacji kurator może zasięgnąć opinii zespołu akredytacyjnego. Kurator oświaty określa skład zespołu, który przygotuje dla niego opinię przed cofnięciem akredytacji.
Jeśli w celu przygotowania opinii nie ma możliwości odtworzenia zespołu, który przeprowadzał postępowanie akredytacyjne w odniesieniu do tej placówki, kurator oświaty – na wniosek przewodniczącego zespołu – może powołać nowy zespół. Należy przy tym pamiętać o przestrzeganiu zapisów rozporządzenia, dotyczących składu zespołu akredytacyjnego.

15. Procedura odwoławcza

Od wydanej decyzji przysługuje odwołanie do ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania, za pośrednictwem kuratora oświaty, w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.

³ w całym przewodniku kolorem niebieskim wpisywane są komentarze autorów, dotyczące postępowania akredytacyjnego.